Preventiv konservering omhandler gode bevaringsforhold som vil forebygge eller bremse nedbrytningen av materialet. Alle som jobber i museum jobber med forebygging. Aktiv konservering er stabiliserende inngrep på objektet og skal kun gjennomføres av materialkonservatorer.

En aksesjon er en formell tilvekst til samlingene.

Ved avhending går det juridiske eierskapet til en gjenstand fra en eier til en annen.

Når man snakker om bruk om samlingene omfatter dette alle sammenhenger samlingene blir brukt i kommersiell og ikke- kommersiell formidling. I utstillinger, publikasjoner, i forskning og undervisning.

Museene har et ansvar for å ha tilfredsstillende kontroll over samlingene sine og for å sikre at samlingenes oppbevaringsforhold optimaliseres i forhold til klima, lys, vannskader, renhold, håndtering, brann- og tyverisikring, og konservering. Museene må også ha en plan for sikring av sine samlinger og for krisehåndtering.

Benchmarks er et selvevalueringsverktøy for museer.

Mange museer lager egne planer for bevaring eller har en bevaringsplan som delplan i en samlet samlingsforvaltningsplan. En bevaringsplan bør inneholde kapitler om magasinforhold og hvordan vedlikehold og forbedringer skal skje. Videre vil en slik plan kunne inneholde kapitler om klimaovervåking, rutiner for ettersyn og renhold, skadedyrkontroll, håndtering av objekter, mulige risiki med videre. En bevaringsplan bør bygge på Benchmarks. Her presenteres både noen råd om hvordan en bevaringsplan kan lages og noen eksempler på planer.

Forvaltning av bygningssamlinger på museum.

Dokumentasjon er forvaltning av all informasjon tilknyttet et objekt og samling. Det omhandler objektets historie før inntak, om objektet, og dokumentasjon av objektets museumsliv.

For å kunne tilgjengeliggjøre foto digitalt på www.digitaltmuseum.no, Flickr og andre plattformer, må analoge fotografier digitaliseres.

Digitale samlingskataloger effektiviserer svært mange av arbeidsoppgavene innen samlingsforvaltning.

Dette området omhandler langtidsbevaring av materiale som er født digitalt og fysisk materiale som digitaliseres for bevaring og for økt tilgang.

Det er mange grunner til at museumsobjekter emballeres. I magasin vil emballasje bidra til å beskytte objektene mot støv, lys og klimasvingninger. Ved transport vil emballasjen i tillegg virke stabiliserende og sikre objektet mot skader forårsaket av bevegelse og forflytning.

Ved forvaltning av fotografier berører man katalogisering, digitalisering, digital bevaring, magasinering, og rettighetshåndtering.

I følge statistikk pr. 2016, finnes det omlag 34 millioner foto i norske museer.

25.mai 2018 inntrer EUs forordning for personvern i norsk lov. Det betyr at vi får nye regler for personvern i Norge, som betyr at virksomheter får nye plikter og enkeltpersoner nye rettigheter. Hva de nye reglene vil bety for museers arbeid med dokumentasjon, publisering på Digitalt Museum m.v. er nok ikke klarlagt helt så langt. Vi har her forsøkt å samle noe informasjon om GDPR.

Dokumentariske fotografier en en naturlig del av forvaltningen av samlingene. Gjenstandsfoto vil kunne bidra til å sikre, gjenfinne og identifisere objekter. Foto er en effektiv metode for å registrere fysiske endringer over tid og i tilknytning hendelser. Digitale foto gjør samlingene mer tilgjengelige for et større publikum.

Det har til nå vært liten oppmerksomhet om at objekter i museumssamlingene kan innebære en helserisiko for ansatte og publikum. De kan også skade resten av samlinga. Objektene kan eksempelvis inneholde helsefarlige stoffer eller være satt inn med ulike kjemiske stoffer for konserveringsformål.

Det er nødvendig å holde dokumentert oversikt over hvilke objekter museet forvalter til enhver tid.

Lån av objekter er av begrenset tid og har et spesifikt formål.

Innsamling og innkjøp kan initieres av museet selv eller som følge av et tilbud fra giver. Vi skiller mellom aktiv og passiv innsamling.

Alle museer må etablere et system for lagring av informasjon om samlingen. Denne artikkelen vil se på de standardene som bør være felles for dem alle.

Integrated Pest Management (IPM) / Samordnet skadedyrkontroll

Å få møll i tekstilmagasinet og sølvkre eller i det siste skjeggkre, som går til angrep på papir, er lite hyggelig. Det er naturligvis viktig å ha gode rutiner for å overvåke magasinene. I tillegg kan noen enkle råd for å unngå insekter være til hjelp.

Katalogisering er en systematisk beskrivende fortegnelse over objektene i en samling.

Det er viktig å benytte felles standarder for katalogisering av foto. Det er en forutsetning for god tilgjengelighet og er aktualisert gjennom digitale løsninger som Digitalt Museum og andre plattformer.

Her samler vi noen kontrakter og avtaler som kan være utgangspunkt for lokale varianter.

Oppbevares museumsgjenstandene i lagerrom eller i klimastyrt magasin?

Hvorfor skal objektene fysisk merkes? Løse etiketter som festes på med hyssing og post-it lapper faller av - før eller siden skjer det. For å kunne koble objekt og dokumentasjon må objektene få fysisk merking så raskt som mulig etter at objektet er innlemmet i samlingene.

Museene har forvaltningsansvar for alle innlån, deponerte objekter, objekter som ikke er aksesjonsførte og rekvisitter på lik linje med den ordinære samlingen.

Museenes samlinger tilhører samfunnet og alle har en demokratisk rett til å se objektene som bevares i museene. Besøk i magasin gir unike og verdifulle innblikk i både museets- og samfunnets historikk.

Preventiv konservering er forebyggende konservering.

En systematisk prioriteringsprosess er en verdivurdering og tilstandsvurdering av hele eller deler av samlingen, sett i sammenheng med planene for utvikling og -forvaltning av institusjonens samlinger.

I følge Til kildene! Kartlegging av regionale og lokale arkiver forvalter museene ca. 30% av privatarkiv.

Har man rett til å gjøre som man vil med objektene man forvalter? I arbeidet med forvaltning av samlinger berører man etiske og juridiske spørsmål som opphavsrett, bruksrett, eiendomsrett og hensyn til personvern. Etiske hensyn (ICOMs museumsetiske regelverk) har vært sterkt vektlagt, ikke minst når det gjelder å ta objekter ut fra samlingene.

Sikring og risikohåndtering.

Samlingsutvikling er en bevisst handling som omfatter innsamling, men også avhending og destruksjon. For at samlingene ikke skal vokse uhemmet, kreves prioriteringsprosesser der en vurderer om samlingene er i tråd med museets formål og innsamlingsplan.

SPECTRUM er en internasjonal standard for samlingsforvaltning, utarbeidd og vedlikeholdt av Collections Trust og The SPECTRUM Community.

Tilstandsvurderinger er nødvendig dokumentasjon i tilknytning inntak, arbeid med planer for bevaring, for å vurdere grad av tilgjengelighet for publikum, og i forkant og etterkant av forflytning og transport av et objekt.

Fysisk tilgjengeliggjøring skjer gjennom utstillinger, inn- og utlån og bruk av samlinger til f.eks. demonstrasjonsformål. Det blir mer og mer vanlig å åpne magasinene for publikum, ikke bare i forskningsøyemed, men også som ledd i formidling. Digital tilgjengeliggjøring på nett via plattformer og applikasjoner, slik som www.digitaltmuseum.no omhandles også her.

Både intern og ekstern transport krever planlegging; både med hensyn til sikring og bevaring av objekt og med hensyn til HMS.