Man kan få inntrykk av at så lenge man får digitalisert fotopositivene man forvalter får man sikret dem. Men originalene krever gode lagringsforhold i magasin, og de digitale filer krever tett oppfølging for å sikre at de er stadig tilgjengelig og i god oppløsning.
Det er viktig å dokumentere metadata både om innhold og om teknikk ved katalogisering av fotografi. Koblinger mellom de ulike dataene gjør materialet i økt grad verdifullt, gjenfinnbart og relevant for brukere. Digitalisering av analoge fotografier vil gjøre dem lettere tilgjengelig for et langt større publikum. For å spare ressurser bør digitaliserte kopier være av god kvalitet, og følges av en plan for digital bevaring. Ved bruk og tilgjengeliggjøring må man være oppmerksom på rettighetsutfordringer.
Forebyggende tiltak
Utgivelsen Skadet fotografisk materiale er en veileder skrevet av Jens Gold, fotokonservator ved Preus museum, utgitt av Kulturrådet og Preus museum. Den gir konkrete råd i arbeidet med fotografiske samlinger.
"Veiledningen informerer om mulige farer for personale og materiale, samt nødvendig utstyr, tilrettelegging av arbeidsplassen og grunnleggende helsevern."
For å forebygge skadedyrrelaterte skader er følgende faktorer viktige:
• Rent magasin (rene hyller og gulv)
• Samlingen bør oppbevares i et tørt miljø (under 50 %, helst mellom 30-40 % RH)
• Samlingen bør oppbevares ved lav temperatur (under 18°C, helst ned mot 10°C eller lavere)
• Oppbevaring av samlingen i et lukket og adgangsregulert magasin, for eksempel ikke åpent loft eller kjeller
• Nytt materiale bør desinfiseres før det tas inn i samlingen/magasinet/utstillingen
• Kontroll av utlånt eller utstilt materiale ved retur til magasin/samling
• Ingen bruk av utesko i magasinet (bruk innesko eller overtrekk til sko)
• Ingen spising eller oppbevaring av mat i magasinet
• Kontinuerlig kontroll av mulig skadedyraktivitet med hjelp av feller og jevnlig observasjon
Veiledning i håndtering av skadet fotografisk materiale av Jens Gold, utgitt av Kulturrådet
Standarder
- Temperaturen der fotografiske materialer oppbevares bør ikke overskride 18 °C og variasjonen i løpet av et døgn skal ikke utgjøre mer enn +/- 2 °C. Et langt kjøligere klima, for eksampel 5 -10 ºC vil være mye bedre for å sikre maksimal levetid.
- Emulsjonslag tørker ut og blir skjøre ved oppbevaring i luftfuktighet lavere enn 30 % RH (RH = relative humidity = relativ luftfuktighet) mens mugg vil trives der fuktigheten kommer opp mot og over 60 % RH. Optimalt bør RH ligge på 30 - 40 %. Variasjon større enn +/- 5 % RH i et døgn må unngås.
Veiledere fra norske museer
Flere norske museer har laget veiledere for forvaltning av fotosamlinger - alt fra innsamling til dokumentasjon og bevaring. Under er en veileder som brukes i museene i Rogaland (2013). Den er under oppdatering. Museene i Finnmark har laget en veileder som er praktisk med tanke på
identifisering av ulike formater av lyd, film og foto.
Museene i Rogaland, fotoarkivar Madli Hjermann
Om identifisering, bevaring og digitalisering. Museumsenhetene i Finnmark
Fotoprioriteringsprosjektet - Et samarbeidsprosjekt mellom Anno museum og Mjøsmuseet
Skjema for vurdering av fotosamlinger utviklet av og brukt ved Anno museum og Mjøsmuseet i tilknytning fotoprioriteringsprosjektet de gjennomførte i 2016-2017.
Les mer:
Les mer om preventiv og aktiv konservering, identifisering av fotografiske teknikker, samt dokumentasjon av fotografier og utfordringer med fotobevaring i Getty Conservation Institute sine publikasjoner, tilgjengelig fra deres hjemmeside:
Les mer om utfordringer med bevaring av fotografier i dokumentet "Caring for Cultural Material 1 Paper" fra Heretage Collection Council, Australia (fra side 67).
reCollections Caring for Collections Across Australia. Dokumentet omhandler typiske skader på- og bevaring av papir, bøker , fotografier og malerier i magasin og utstilling.