Det lønner seg å katalogisere et objekt eller samling så snart en avgjørelse om aksesjon er vedtatt. Da oppdager man fort hvilken informasjon som mangler som øker sannsynligheten for å få innhentet denne. 

Hvilke data som blir katalogisert avhenger av objekttype, tidspunkt for katalogiseringen og katalogtype, men man bør sikre at en minimumsstandard blir møtt umiddelbart.

Katalogiseringen bør følge nasjonale standarder, slik at man sikrer og enkelt kan videreformidle grunnleggende informasjon om objektet. Selv om digitale kataloger overtar mer og mer for de analoge kortkatalogene, er det fortsatt vanlig å operere med begge deler parallelt.

The Guidelines support the following key objectives of museum documentation: 

• ensure accountability for objects: they can be used to define the objects that are owned by a museum, identify the objects, and record their location;
• aid the security of objects: they can be used to maintain information about the status of objects​and provide descriptions and evidence of ownership in the event of theft;
• provide an historic archive about objects: they can be used to maintain information about the production, collection, ownership, and use of objects and as a means of protecting the long term value of data;
• support physical and intellectual access to objects: they can be used to support access to objects themselves and information about the objects.