Depositum bør i framtiden bare brukes der man tar sikte på en permanent overføring av eiendomsrett, men der man samtidig ser behov for å ha en frist for å vurdere de langsiktige konsekvenser av overføringen før vedtaket gjøres endelig
Deposita og planer for samlingsutvikling
Svært mange museer forvalter deposita fra privatpersoner og fra andre institusjoner. Avhengig av hvor stor denne andelen er, må disse tas hensyn til i planer for forvaltning av- og for utvikling av samlingene. Med tanke på at deres fremtidige tilstedeværelse i samlingen er usikker, kan det være nyttig å forsøke få oversikt over hvilke som antas gå inn i samlingen i overskuelig fremtid, og hvilke depositumsavtaler som vil avsluttes i overskuelig fremtid.
I følge Vei i vellinga, ABM- skrift #5 2003:16, er et depositum et langtidslån uten avgrensning i tid. «Gjenstandene er fremdeles i utlåners eie, men inngår praktisk i samlingen / utstillingen til det museet som låner gjenstandene.» og videre «Utlåner kan når som helst kreve gjenstandene tilbake.» Med denne definisjonen i bunn, og uklare eller manglende kontrakter, - begrunnelser og -premisser for deponeringen i tillegg, kan deposita oppleves som problematiske og vanskelige å håndtere.
Om man i sitt arbeid møter på en rekke gamle deponerte gjenstander, kan man stå foran en lengre søken etter oppklaring. Hvem er utlåner / deponent? Privatperson eller institusjon? Finnes en kontrakt eller korrespondanse? Lever deponenten / eksisterer institusjonen? Eldre deponeringsavtaler har ofte ingen avgrensing i tid eller formål, eller –om tidsavgrensning finnes- plan for handling når deponeringsavtalen utløper.
I publikasjonen Utlån og avhending av materiale fra museenes samlinger står denne oppfordringen: «Depositum bør i framtiden bare brukes der man tar sikte på en permanent overføring av eiendomsrett, men der man samtidig ser behov for å ha en frist for å vurdere de langsiktige konsekvenser av overføringen før vedtaket gjøres endelig”. (NMU 5:2000:9)
Depositum fra privatpersoner: Vei i vellinga anbefaler at man skal være restriktiv med depositum fra private, men at «Deposita fra privatpersoner er greit dersom man kan avtale at gjenstandene går over til å bli mottakers eiendom etter et visst antall år, f.eks. 30 år ved inngående deposita fra juridiske personer (…) eller ved deponentens død for privatpersoner» (AMB #5/2003:16)
Ved denne typen lån bør man altså avtale at låntaker, museet, overtar eiendomsretten til de lånte gjenstandene etter en viss tid eller ved eiers død.
Deponeringer mellom museum, og mellom museum og andre institusjoner er som regel avtaler hvor låntager ikke forventer / forventes å overta eiendomsrett etter endt lånetid.
Til tross for dette kan det tenkes at også deponeringer mellom museer skal tas opp til vurdering når de går over flere tiår. Det foreslår også NMU 5:2000:9 i punkt 3 Om depositum og overføring av eiendomsrett: «For deposisjoner mellom museer som nå har løpt i 50 år eller mer, bør institusjonene såfremt det ikke foreligger vesentlige hindringer, innlede forhandlinger med sikte på å komme fram til en permanent avtale om overføring av eiendomsrett.» Dette utdypes på side 27 i samme publikasjon.
Ved fremtidige lån som går utover vanlig lånetid, og hvor det er sannsynlig at lånetiden utvides, er det nærliggende å bruke begrepet langtidslån i stedet for deponering. Dette for å skape et tydeligere skille mellom deponering (lån hvor man forventer å endre eiendomsrett etter en viss tid) og andre lån som går over lang tid. -Men her er det det enkelte museets praksis og begrepsbruk som er viktig og førende, og kontrakten som er avgjørende.
Det nyere begrepet Langtidslån omhandler altså lån som går utover «vanlig» lånetid, men hvor gjenstandene skal tilbakeleveres utlåner når lånetiden er over. Eventuelt fornyes kontrakten ved utløp.
Det kan være fornuftig å formulere en policy for hvordan man forholder seg til deponeringer innenfor sin organisasjon. Som et eksempel prøver Museene i Sør-Trøndelag generelt å unngå deponeringer, og opererer med frist for ny vurdering på 10 år i alle nye depositumsavtaler.
Alle deponerte objekter skal av låntaker forvaltes som en del av samlingen. De inngår som en del av inventaret på museet. Det skal føres egen liste for deponeringer ved museet, med egne id- nummer som ikke kan forveksles med museets id- nummer. De deponerte verkene må merkes på et ikke-permanent vis med deponeringsnummeret. Merkingen tilpasses objektet. Se siden Merking av objekter for mer informasjon.
Om museet blir tilbudt -og ønsker å innlemme depositumet i sin samling, tildeles det et aksesjonsnummer og museumsnummer, som ved en vanlig tilvekst. Depositumsnummeret må fremdeles knyttes til objektet. En må også sikre all dokumentasjon som kan knyttes til objektets livsløp.
Som ved mottak av gaver, bør man være kritisk til deposita hvor giver kommer med betingelser som kan ha uheldig effekt på museets fremtidige faglige arbeid. (ABM #5/2003:16)
For å unngå konflikter er det viktig å sikre gode kontrakter og at all kommunikasjon og informasjon blir forsvarlig dokumentert og arkivert.
KONTRAKT:
OPPFØLGING: Enhver depositum- / langtidslån-kontrakt bør inneholde informasjon om hva som skjer når avtaleperioden er over og hvem som har ansvar for å følge opp.
TILGANG Det må også komme tydelig frem i kontrakten hvilken grad av fysisk og digital tilgjengelighet som tillates, og hvilken grad museet tar ansvar for kostnadene for aktiv konservering. En avtale mellom partene bør også avklare disposisjonsretten, for eksempel i hvilken grad deponerte gjenstander kan lånes videre ut. (NMU 8:2000:15). Det må også avklares i hvilken grad objektet kan lånes tilbake til eier.
TILSTAND Om lånet/depositumet utvides, bør ny kontrakt skrives og ny tilstandsvurdering gjennomføres. Disse må legges til objektets dokumentasjon både ved låneinstitusjon og utlåninstitusjon.
FORSIKRING Det er viktig at partene avklarer forsikring og ansvar for de deponerte gjenstandene, på linje med utlån. «Det normale vil være at mottaker har forsikringsansvaret, og derfor må utvide forsikringen til også å omfatte deponiet.» (NMU 8:2000:15)
AVHENDING/DESTRUKSJON I forberedelsene til prosesser som kan ende med ønske om å avhende eller destruere objekter fra samlingen, må eiendomsrett avklares. Deponerte objekter eies fremdeles av utlåner, deponenten, det er derfor ikke mulighet for museer å avhende eller destruere deponerte objekter. Da avslutter man heller deponeringsavtalen, og leverer den deponerte samlingen tilbake.
Eksempel på depositum: En privatperson ønsker at et museum skal forvalte noen objekter på personens vegne i en viss tid, med ønske om at museet kjøper/overtar. Objektet er av faglig interesse for museet, og man ønsker å ha mulighet til å overta eierrettigheter for objektet på sikt. Over tid kan det hende museet likevel ikke har mulighet til å overta det. Det kan skyldes økonomi-, plassmangel eller faglige vurderinger. På giversiden kan det skje endringer i familien som gjør at man ønsker objektet tilbake. Depositumstiden kan da i praksis sees på som en avklaringsperiode for begge parter.
Begrepsavklaringer hentet fra Store norske leksikon på nett 26.04.2019
Deponering: «Deponering er å plassere penger eller ting til midlertidig oppbevaring (forvaring) hos en annen.»
Deponent: Personen som overleverer verdien til oppbevaring kalles deponenten
Depositar: Den som oppbevarer verdien kalles depositaren
Depositum /deposita: Det som overleveres til oppbevaring kalles depot eller depositum eller depositumer / deposita. (SNL nevner vel og merke ikke deposita. Bokmålsordboka og Det Norske Akademis ordbok)
Merk: Deponi er et begrep som ofte knyttes til avfallsdeponi. Begrepet depot; sted for oppbevaring av materiell, varer e.l.; forråd; magasin; lager (Det Norske Akademis ordbok), brukes i tilknytning arkiv, militæret, ekspedisjoner m.m.
Disse begrepene er nært beslektet. Depot og deponi er vel de begrep som sjeldent brukes i tilknytning museum.
Kilder og referanser NMU 5:2000 Utlån og avhending av materiale fra museenes samlinger Norsk Museumsutvikling publikasjon 5:2000 NMU 8:2000 Museer i mellom Lån, håndtering og transport av gjenstander Norsk Museumsutvikling publikasjon 8:2000 ABM skrift #5 2003 Vei i vellinga Håndbok i dokumentasjon av gjenstander ABM utvikling publikasjon #5 2003