Ved inntak
Pass på at all tilgjengelig informasjon om fotografiets innhold, dets tid og kontekst, fotograf og teknikk er innhentet før vedtak, og katalogisert så snart vedtak om inntak er fattet. Det er viktig å sørge for en god skriftlig avtale med giver og å være oppmerksom på rettigheter knyttet til bruk av fotografiene.
Ved inntak av et bilde eller en bildesamling bør det fremgå av skriftlig kontrakt hvilke deler av opphavsretten museet overtar (les mer i Fotojuss for arkiv, bibliotek og museum, 2011: 16-18, eller følg lenken til Rettigheter). I tillegg bør all informasjon som er nødvendig for å beregne vernetiden og utøve personvern innhentes, i den grad det er mulig. I Manual for rettighetsklarering (2019) går det tydelig fram hvor viktig denne informasjonen er for beregning av vernetid:
Navn på fotografen (ikke bare firmaet han/hun jobbet i)
Fotografens fødsels-/dødsår
Fotografiets skapelsesår
Navn og fødsels- og dødsår på avbildede
Utvalgskriterier for historiske foto
Med den store mengden foto som finnes, er det viktig å ha en innsamlingsplan. ABM-utvikling ga i 2008 en del gode råd om utvalgskriterier i heftet Viktig og vakkert.
ABM-skrift #51
Samtidsdokumentasjon
Fokus har så langt vært å samle inn, digitalisere og publisere eldre bildesamlinger. Hvordan skal museene forholde seg til de enorme mengder av foto som tas ved hjelp av smarttelefoner og digitalkamera i dag? Mens det på 1960-tallet ble tatt omlag tre milliarder foto årlig i hele verden, antar man at det nå tas omlag 400 milliarder foto pr.år på verdensbasis.
Mange museer arbeider med samtidsdokumentasjon gjennom egne fotoprosjekter eller i samarbeid med publikum. Brukermedvirkning er sentralt i alt museumsarbeid, og i Norden pågår flere prosjekter der publikum samler inn via instagram, bl.a. i det nordiske prosjektet #collectingsocialphoto. Elisabeth Boogh og Merja Diaz gjør rede for strategier for innsamling av digitalt fødte fotografier i sin bok Bilder för framtiden.
Prosjektet #collectingsocialphoto har gitt ut publikasjonen Connect to collect i 2020.
Approaches to Collecting Social Digital Photography in Museums and Archives
Elisabeth Boogh og Merja Diaz: Bilder för framtiden. Strategier för insamling av digitalt födda fotografier.
Andre relevante sider på Samlingsnett.no
Har man rett til å gjøre som man vil med objektene man forvalter? I arbeidet med forvaltning av samlinger berører man etiske og juridiske spørsmål som opphavsrett, bruksrett, eiendomsrett og hensyn til personvern. Etiske hensyn (ICOMs museumsetiske regelverk) har vært sterkt vektlagt, ikke minst når det gjelder å ta objekter ut fra samlingene.
Det er viktig å benytte felles standarder for katalogisering av foto. Det er en forutsetning for god tilgjengelighet og er aktualisert gjennom digitale løsninger som Digitalt Museum og andre plattformer.