Det må gjøres en vurdering og skrives en
rapport som skal inneholde opplysninger om gjenstandens tilstand før utlån, med skriftlige
opplysninger og dokumentasjon i form av fotografier eller tegninger. Gjennomgang av tilstand må
utføres av en person med relevant kompetanse og erfaring.
Tilstandsrapporter fylles ut av fagkyndig personale, er tilpasset det materialet som skal vurderes og formålet med vurderingen.
Tilstandsrapporter kan også ta for seg ulike aspekt av objekt og oppbevaringsforhold. Det kan være nyttig å ta en tilstandsvurdering av magasinforhold før man går løs på vurdering av samlingene eller objektene. Da har man mye data tilgjengelig hvilket gir et godt grunnlag for å fatte tiltak for å sikre, forbedre eller stabilisere tilstanden for det vurderte materialet.
Se for eksempel på ABM- skriftet Vel bevart? for skjema som gir et innblikk i egne bevaringsforhold.
For vurdering av konkret materiale kan man utarbeide egne skjema for type materiale eller for type samling. Se for eksempel tilstandsrapportskjema fra MiST for maleri, eller nettressursen Matters in Media Art for tilstandsrapportskjema for film, slides, og annet media-basert eller digitalt materiale.
Publikasjonen Museer i mellom gir praktisk innføring i alle aspekt som må inngå i planlegging og før gjennomføring av transport av objekter. Så som tilstandsvurdering, håndtering, klimakontroll og kontrakter, med mer.
Les mer:
Tilrådning ved vurdering av overordnet tilstandsgrad på bygninger. Oppdrag til museene i det nasjonale museumsnettverket: Kartlegging og tilstandsvurdering av kulturhistoriske bygninger
Nordisk konservatorforbund, NKF-N, Norks museumsutvikling. Utgitt av Norsk museumsutvikling 2000.
Veiledning. Vurdering av kunst- og kulturhistoriske samlinger. Haugalandsmuseene 2016
Relaterte sider på samlingsnett.no:
En systematisk prioriteringsprosess er en verdivurdering og tilstandsvurdering av hele eller deler av samlingen, sett i sammenheng med planene for utvikling og -forvaltning av institusjonens samlinger.
Dokumentasjon er i denne sammenhengen forvaltning av all informasjon tilknyttet et objekt og samling. Det omhandler objektets historie før inntak, om objektet, og dokumentasjon av objektets museumsliv. I Spectrum 5.0 kalles denne søylen Informasjon om samlinger.
Både intern og ekstern transport krever planlegging; både med hensyn til sikring og bevaring av objekt og med hensyn til HMS.