Aksesjon

En aksesjon er en formell tilvekst til samlingene.

Forberedelse

Museer kan velge å offentliggjøre sine innsamlingsplaner og sine prosedyrer for inntak. 

På denne måten har museet et offentlig dokument å henvise til ved forespørsler, og publikum er informert om prosessene frem til et innkjøp eller gavemottak kan vedtas.

Før man fysisk tar imot et nytt museumsobjekt bør man ha foretatt en vurdering av tilbudet. Det vil være naturlig at en slik vurdering blir foretatt av en faglig sammensatt gruppe som kan belyse både verdifulle og problematiske aspekter ved objektet. Vurderingen må belyse alt fra objektets tilstand til historikk/proveniens. Objektet må vurderes opp mot innsamlingsplaner og andre relevante planverk. 

For rutiner knyttet til forberedelse til ervervelse se SPECTRUM prosedyre 1. 

Mottak

Det hender at objekter blir overlatt til museet uten korrespondanse på forhånd, eller må tas inn til fysisk vurdering. I slike tilfeller må det inngås en kontrakt mellom giver og museum. I det minste må det skrives en kvittering for innleveringen, samt at giver blir informert om de videre prosedyrer og mulige utfall (se vedlegg Kvittering for mottatt objekt). 

Alle museer bør etablere rutiner for fysisk mottak av objekter. Både for å sikre objektet juridisk (dokumentere eierskapshistorikk, skader på mottaktidspunktet og nye kontrakter) og den øvrige samlingen fra skadedyr og lignende. 

Det kan være lurt å feste en følgeseddel på objektet med en gang, slik at man lett kan se og oppdatere hvor man er i prosessen med vurdering og dokumentasjon. Følgeseddelen vil holde informasjon om mottaksdato, giver, et midlertidig eller permanent museumsnummer og betegnelse, felt for å fylle inn informasjon om forvaltningsvurderinger/hendelser og eventuelle henvisninger til saksnummer og saksbehandler.

Fysisk merking på gjenstanden kan vente til man har formelt avgjort at man skal innlemme objektet i samlingen.

Vurderinger angående tilstand og bevaringsbehov på mottaktidspunktet vil bidra i den videre vurderingsprosessen. Fotografering av objektet ved mottak er meget nyttig dokumentasjon. (Se lenken Gjenstandsfotografering under for gode tips!). 

Mottak av objekter er en av åtte primærprosedyrer i SPECTRUM. Minimumsstandard er definert i prosedyre 2. 

Aksesjon

Når en aksesjon (tilvekst gjennom inntak eller innkjøp) er vedtatt, bør en følge de etablerte rutiner og retningslinjer for fysisk mottak og dokumentasjon. Se SPECTRUMs prosedyre 4 for minimumsstandard for ervervelse og aksesjon dersom ditt museum behøver en gjennomgang av rutiner eller ønsker å etablere nye.

Det bør legges en plan for bevaring av objektet , basert på formålet med aksesjonen sett i sammenheng med dens tilstand.

Objektet må registreres i de aktuelle kataloger, fotograferes for dokumentasjon og publisering, samt fysisk merkes med et unikt ID-nummer.  

Ervervelse og aksesjon er en av åtte primærprosedyrer for god samlingsforvaltning i SPECTRUM. Minimumsstandard er definert i prosedyre 4.

Avslag

Om utfallet er at gaven eller tilbudet avslås må giver informeres om dette skriftlig. Om objektet er tatt inn fysisk må denne kvitteres ut ved henting. 

Andre aktuelle sider på Samlingsnett.no: