Forberedelse
Museer kan velge å offentliggjøre sine innsamlingsplaner og sine prosedyrer for inntak.
På denne måten har museet et offentlig dokument å henvise til ved forespørsler, og publikum er informert om prosessene frem til et innkjøp eller gavemottak kan vedtas.
Før man fysisk tar imot et nytt museumsobjekt bør man ha foretatt en vurdering av tilbudet. Det vil være naturlig at en slik vurdering blir foretatt av en faglig sammensatt gruppe som kan belyse både verdifulle og problematiske aspekter ved objektet. Vurderingen må belyse alt fra objektets tilstand til historikk/proveniens. Objektet må vurderes opp mot innsamlingsplaner og andre relevante planverk.
Gave til museet
Musea i Sogn og Fjordane har beskrevet på sin hjemmeside hva som skjer når en gave gis til museet.
- 1/1
Mottak
Det hender at objekter blir overlatt til museet uten korrespondanse på forhånd, eller må tas inn til fysisk vurdering. I slike tilfeller må det inngås en kontrakt mellom giver og museum. I det minste må det skrives en kvittering for innleveringen, samt at giver blir informert om de videre prosedyrer og mulige utfall (se vedlegg Kvittering for mottatt objekt).
Alle museer bør etablere rutiner for fysisk mottak av objekter. Både for å sikre objektet juridisk (dokumentere eierskapshistorikk, skader på mottaktidspunktet og nye kontrakter) og for å sikre den øvrige samlingen fra skadedyr og lignende.
Det kan være lurt å feste en følgeseddel på objektet med en gang, slik at man lett kan se og oppdatere hvor man er i prosessen med vurdering og dokumentasjon. Følgeseddelen vil holde informasjon om mottaksdato, giver, et midlertidig eller permanent museumsnummer og betegnelse, felt for å fylle inn informasjon om forvaltningsvurderinger/hendelser og eventuelle henvisninger til saksnummer og saksbehandler.
Følgeseddelen bør festes med bomullstråd. Ikke bruk post-it- lapper. Fysisk merking på gjenstanden gjøres etter at man har formelt avgjort at man skal innlemme objektet i samlingen.
Vurderinger angående tilstand og bevaringsbehov på mottaktidspunktet vil bidra i den videre vurderingsprosessen. Fotografering av objektet ved mottak er viktig dokumentasjon. (Se lenken Gjenstandsfotografering under for gode tips!).
Museene i Sør-Trøndelag har utviklet dette skjemaet for å kvittere for mottak av objekter FØR det er tatt avgjørelse om aksesjon.
Aksesjon
Når en aksesjon (tilvekst gjennom gave eller innkjøp) er vedtatt, bør en følge de etablerte rutiner og retningslinjer for fysisk mottak og dokumentasjon. Se også SPECTRUM 5.0 prosedyre Ervervelse og aksesjon for minimumsstandard dersom ditt museum behøver en gjennomgang av rutiner eller ønsker å etablere nye.
Det bør legges en plan for bevaring av objektet , basert på formålet med aksesjonen sett i sammenheng med dens tilstand. Objektet må registreres i de aktuelle kataloger, fotograferes for dokumentasjon og publisering, samt fysisk merkes med et unikt ID-nummer.
Ervervelse og aksesjon er en av primærprosedyrene for god samlingsforvaltning i SPECTRUM.
Avslag
Om utfallet er at gaven eller tilbudet avslås må giver informeres om dette skriftlig. Avslaget bør inneholde vurdering av tilbudet og begrunnelse for avslaget. Denne, samt kvittering for eventuell tilbakelevering av objektet, bør arkivføres.
Se også Spectrum 5.0 sin prosedyre Object exit (Utlevering av objekter).
Andre aktuelle sider på Samlingsnett.no:
Tilstandsvurderinger er nødvendig dokumentasjon i tilknytning inntak, arbeid med planer for bevaring, for å vurdere grad av tilgjengelighet for publikum, og i forkant og etterkant av forflytning og transport av et objekt.
Katalogisering er en systematisk beskrivende fortegnelse over objektene i en samling. Katalogisering er en systematisk beskrivende fortegnelse over objektene i en samling. De fleste museene i det nasjonale museumsnettverket gjør bruk av Primus.
Det er viktig å benytte felles standarder for katalogisering av foto. Det er en forutsetning for god tilgjengelighet og er aktualisert gjennom digitale løsninger som Digitalt Museum og andre plattformer.
Alle museer må etablere et system for lagring av informasjon om samlingen. Denne artikkelen vil se på de standardene som bør være felles for dem alle.
Hvorfor skal objektene fysisk merkes? Løse etiketter som festes på med hyssing og post-it lapper faller av - før eller siden skjer det. For å kunne koble objekt og dokumentasjon må objektene få fysisk merking så raskt som mulig etter at objektet er innlemmet i samlingene.
Dokumentariske fotografier en en naturlig del av forvaltningen av samlingene. Gjenstandsfoto vil kunne bidra til å sikre, gjenfinne og identifisere objekter. Foto er en effektiv metode for å registrere fysiske endringer over tid og i tilknytning hendelser. Digitale foto gjør samlingene mer tilgjengelige for et større publikum.