Informasjonssystemer

Det mest effektive er å bestemme seg for en database som kan forvalte all dokumentasjon som finnes og produseres om hvert enkelt objekt. Systemet må blant annet kunne forvalte metadata om objektet og dets proveniens, dens plassering, forflytningshistorikk, planer for bevaring, og all annen organisatorisk informasjon museet har behov for. Museum med små samlinger kan ha mindre komplekse behov enn større institusjoner. Ett sted bør samle alle referanser til andre informasjonsteder.

Om man endrer system, for eksempel fra papirbasert- til datasystem, bør man finne en sikker metode for oppbevaring og bruk av det gamle systemet. Alle fysiske kataloger og kartotek fungerer som støtte for elektroniske informasjonssystemer. 

Felles for alle systemer bør være en minimumstandard som forholder seg til nasjonale standarder. Terminologien bør også være sammenfallende for å lette kommunikasjon mellom de ulike systemene og gjøre fellessøk mulig på tvers av databaser.

Enkelte museum har produsert egne veiledere for katalogisering, basert på nasjonale standarder med lokale tilpasninger. 

Det kan være svært produktivt å drøfte seg fram til en veileder med tydelige instrukser, slik at man innarbeider minimumsstandard og etablerer en felles forståelse for hvordan informasjonssystemene fungerer hver for seg og som helhet. Nyansatte bør få en grundig opplæring, spesielt om om flere systemer brukes parallelt og helheten er kompleks. 

Med AMB- skrift #48 Standard for gjenstandskatalogisering ønsker man å:

• Tilrettelegge for en enhetlig katalogisering av gjenstandsmateriale
• Være et verktøy for bedre og mer koordinert samlingsforvaltning på tvers av de enkelte institusjonene
• Danne grunnlag for framtidig utveksling av data, og for søk på tvers av institusjoner

• Digitalt Museum

Primus er et samlingsforvaltningssystem for museer og andre kulturarvsinstitusjoner. Det er et helhetlig system som ivaretar informasjo om samlingene og de rutiner og prosesser som er tilknyttet dem. Primus kan håndtere ulike samlinger. Objekttypene gjenstand, kunst, fotografi, bygning, arkitektur og design har tilpassede moduler for registrering. Det er i tillegg administrative moduler for dokumentasjon av samlingsprosesser som aksesjon, utlån, utstillinger, samt plassering og magasinhåndtering. 

I 2021 finnes det to mulige innganger til Primus, den ene er PrimusWin og den andre er PrimusWeb. Det er samme database, med noe ulik funksjonalitet og ulikt utseende.
Informasjonen som skal inn i databasen er den samme, uavhengig av om du registrerer i Win eller Web.

Fordelen med Primus er at det er ett sted hvor man kan samle all dokumentasjon om et objekt. Da kan man få knyttet sammen metadata, forvaltningsdokumentasjon, arkivmateriale og formidlingsmateriale, og arbeidet med samlingene effektiviseres. 

Ansvaret for oppdatering og utvikling av systemet ligger hos KulturIT, og ikke hos det enkelte museum. Fra Primus kan man publisere registreringer slik at objektet blir digitalt tilgjengelig via DigitaltMuseum. 

Noe av kritikken mot Primus er blant annet at det så langt er dårlig egnet til større logistikkoppgaver. Les rapporten fra 2015 Systemverktøy for logistikk i museer- Evaluering og anbefalinger:

Siden 2014 har Kulturrådet anbefalt den britiske standarden for god samlingsforvaltning Spectrum som standard også i Norge. I 2016 ble en norsk oversettelse av Spectrum 4.0 lansert. I 2019 ble en modifisert versjon, Spectrum 5.0, lansert og en norsk oversettelse er nå under arbeid. Primus er Spectrum kompatibelt. Spectrum og Primus skal til sammen sikre en faglig og mer konsistent praksis på tvers av institusjonene. Spectrum 4.0 opererer med til sammen 21 prosedyrer for god samlingsforvaltning, hvorav åtte er såkalte primærprosedyrer. Disse prosedyrene sikrer grunnleggende dokumentasjon av og oversikt over objektene. Spectrum er å anse som både verktøy og rutinesjekkliste i samlingsforvaltningen, og må innarbeides i arbeidsflyten på ethvert museum. Informasjon knyttet til de ulike prosedyrene lagres i, eller henvises til, i Primus slik at man kan se denne sammenhengen i det daglige samlingsforvaltningsarbeidet.

• SPECTRUM