Informasjonssystemer

Alle museer må etablere et system for lagring av informasjon om samlingen. Denne artikkelen vil se på de standardene som bør være felles for dem alle.

Databaser for katalogisering

Det mest effektive er å bestemme seg for en database som kan forvalte all dokumentasjon som finnes og produseres om hvert enkelt objekt. Systemet må blant annet kunne forvalte metadata om objektet og dets proveniens, dens plassering, forflytningshistorikk, planer for bevaring, og all annen organisatorisk informasjon museet har behov for. Museum med små samlinger kan ha mindre komplekse behov enn større institusjoner. Ett sted bør samle alle referanser til andre informasjonsteder.

Om man endrer system, for eksempel fra papirbasert- til datasystem, bør man finne en sikker metode for oppbevaring og bruk av det gamle systemet. Alle fysiske kataloger og kartotek fungerer som støtte for elektroniske informasjonssystemer. 

Felles for alle systemer bør være en minimumstandard som forholder seg til nasjonale standarder. Terminologien bør også være sammenfallende for å lette kommunikasjon mellom de ulike systemene og gjøre fellessøk mulig på tvers av databaser.

Standarder for katalogisering

Enkelte museum har produsert egne veiledere for katalogisering, basert på nasjonale standarder med lokale tilpasninger. 

Det kan være svært produktivt å drøfte seg fram til en veileder med tydelige instrukser, slik at man innarbeider minimumsstandard og etablerer en felles forståelse for hvordan informasjonssystemene fungerer hver for seg og som helhet. Nyansatte bør få en grundig opplæring, spesielt om om flere systemer brukes parallelt og helheten er kompleks. 

Med AMB- skrift #48 Standard for gjenstandskatalogisering ønsker man å:

  • Tilrettelegge for en enhetlig katalogisering av gjenstandsmateriale
  • Være et verktøy for bedre og mer koordinert samlingsforvaltning på tvers av de enkelte institusjonene
  • Danne grunnlag for framtidig utveksling av data, og for søk på tvers av institusjoner

Les mer:

Primus

Primus er et samlingsforvaltningssystem for museer og andre kulturarvsinstitusjoner. Det er et helhetlig system som både ivaretar informasjon om samlingene og de rutiner og prosesser som er tilknyttet dem. Primus brukes i dag av ca. 200 museer og kulturarvsinstitusjoner i Skandinavia.

http://kulturit.org/primus

Primus har registreringsmoduler for kunst, gjenstander, design, film/lyd og fotografi. Det er nylig lansert en web-basert modul for FDV(forvaltning, drift, vedlikehold) av bygninger, og en modul for håndtering av dokumentasjon knyttet til konservering; Primus 7. Primus håndterer data om proveniens,  plassering og magasinering, objektfotografi, utstillinger,  utlån/innlån, osv. 

Fordelen med Primus er at det er ett sted hvor man kan samle all dokumentasjon om et objekt. Da kan man få knyttet sammen metadata, forvaltningsdokumentasjon, arkivmateriale og formidlingsmateriale, og arbeidet med samlingene effektiviseres. 

Ansvaret for oppdatering og utvikling av systemet ligger hos KulturIT, og ikke hos det enkelte museum. Fra Primus kan man publisere registreringer slik at objektet blir digitalt tilgjengelig via DigitaltMuseum. 

Noe av kritikken mot Primus er blant annet at det så langt er dårlig egnet til større logistikkoppgaver. Les rapporten fra 2015 Systemverktøy for logistikk i museer- Evaluering og anbefalinger:

Lær mer om Primus:

Registrer deg som bruker på e-kultur.org for tilgang til Primus- veiledere og informasjon om de ulike versjoner. Her kan du også delta i Primus- brukerforum. Fra e-kultur.org kan du også få informasjon om og delta i brukerforum om Digitalt museum, KulturNav og KulturPunkt.