Dokumentasjon

Dokumentasjon er i denne sammenhengen forvaltning av all informasjon tilknyttet et objekt og samling. Det omhandler objektets historie før inntak, om objektet, og dokumentasjon av objektets museumsliv.

1/1
Manglende metadata Ann Siri Hegseth Garberg

Dokumentasjon betyr i denne sammenheng forvaltning av informasjon knyttet til samlingene. Det er alt fra de enkelte objekters metadata, tilknyttede bruksrettigheter og katalogiseringen av slik informasjon. Det omhandler i tillegg all den dokumentasjon som produseres ved bevaring og tilgjengeliggjøring av objektene, slik som objektets plassering på museet, fotografier av objektet, utstillings- og formidlingshistorikk , tilstands- og verdivurderinger, revisjon og retrospektiv dokumentasjon.

I dette kapitlet finner du stoff om:

Gjenstandsfotografering

Dokumentariske fotografier en en naturlig del av forvaltningen av samlingene. Gjenstandsfoto vil kunne bidra til å sikre, gjenfinne og identifisere objekter. Foto er en effektiv metode for å registrere fysiske endringer over tid og i tilknytning hendelser. Digitale foto gjør samlingene mer tilgjengelige for et større publikum.

Informasjonssystem

Alle museer må etablere et system for lagring av informasjon om samlingen. Denne artikkelen vil se på de standardene som bør være felles for dem alle.

Katalogisering

Katalogisering er en systematisk beskrivende fortegnelse over objektene i en samling.

Katalogisering av foto

Det er viktig å benytte felles standarder for katalogisering av foto. Det er en forutsetning for god tilgjengelighet og er aktualisert gjennom digitale løsninger som Digitalt Museum og andre plattformer.

Merking av objekter

Hvorfor skal objektene fysisk merkes? Løse etiketter som festes på med hyssing og post-it lapper faller av - før eller siden skjer det. For å kunne koble objekt og dokumentasjon må objektene få fysisk merking så raskt som mulig etter at objektet er innlemmet i samlingene.

Rettigheter

Har man rett til å gjøre som man vil med objektene man forvalter? I arbeidet med forvaltning av samlinger berører man etiske og juridiske spørsmål som opphavsrett, bruksrett, eiendomsrett og hensyn til personvern. Etiske hensyn (ICOMs museumsetiske regelverk) har vært sterkt vektlagt, ikke minst når det gjelder å ta objekter ut fra samlingene.

Tilstandsvurdering

Tilstandsvurderinger er nødvendig dokumentasjon i tilknytning inntak, arbeid med planer for bevaring, for å vurdere grad av tilgjengelighet for publikum, og i forkant og etterkant av forflytning og transport av et objekt.

GDPR - personvernregler

25.mai 2018 inntrer EUs forordning for personvern i norsk lov. Det betyr at vi får nye regler for personvern i Norge, som betyr at virksomheter får nye plikter og enkeltpersoner nye rettigheter. Hva de nye reglene vil bety for museers arbeid med dokumentasjon, publisering på Digitalt Museum m.v. er nok ikke klarlagt helt så langt. Vi har her forsøkt å samle noe informasjon om GDPR.