Benchmark må forstås som et referansenivå. Gjennom å rangere sitt museums status i forhold til en rekke påstander som oppfylt, delvis oppfylt eller ikke oppfylt vil man få resultatene grunnleggende, god eller best. Evalueringen vil gi en oversikt som vil danne grunnlag for planer for prioriteringer innen samlingsforvaltningen.
Evalueringen er inndelt i ti virksomhetsområder:
- Policy
- Bygninger
- Magasiner
- Renhold
- Håndtering og bruk
- Overvåkning av miljø
- Kontroll med miljø
- Konservering
- Kopier
- Kriseberedskap
Før man setter i gang med vurderingene innen hvert virkefelt, bør man sette seg inn i dokumentet Bruk av Benchmarks 2.0. Collections Trust har oppdatert sitt selvevalueringsverktøy og gitt ut Benchmarks in Collections Care 2.1.
I tillegg bør man bruke litt tid på å gjøre seg kjent med Excel- regnearkene, arbeidsboken, hvor vurderingene skal fylles inn. Excel-arbeidsboken inneholder instruksjoner og nivåbeskrivelser. Arbeidsboken kan lastes ned fra Kulturrådets sider, lenke er lagt her:
"«Benchmarks for bevaring» er et selvevalueringsverktøy, som setter klare og realistiske mål for bevaring av samlinger slik at en organisasjon kan måle virksomheten sin mot allment aksepterte kvalitetskrav. Det engelske begrepet benchmark kan oversettes til referansenivå, et omforent prestasjonsnivå som en aktivitet kan måles mot. "
"Benchmarks in Collection Care is a checklist which is used to carry out a collection care assessment. The checklist defines three levels of collections care." Basic, good, best.