- 1/1
Halssmykke fra Nordenfjeldske Kunstindustrimuseums samling. Kunstner: Ingema Andersen. NKIM/Freia Beer
Forberedelser til lån
Når man arbeider med inntak til samlinger og med innlån/utlån er det nødvendig å være aktsom. Aktsomhet utøves ved å rutinemessig foreta fagmessige undersøkelser og dokumentere objektets, -tilbyders/utlåner/innlåners historikk.
Les mer i vedlagte ICOMs museumsetiske regelverk (for engelsk versjon se Code of Ethics, om due diligence).
Les Museer i mellom (2000) for alle rutiner som bør inngå i en låneprosess.
Vedlagt er også en mal for skjema for tilrettelegging for lån av mediabaserte objekter som kan være et nyttig vedlegg til kontrakt, eller innarbeides i kontrakten. Denne er på engelsk fra Matters in Media Art; Facilities report template.
Kontrakt
Et innlån / utlån må følges av en identisk kontrakt til hver part, signert av begge parter.
Det er som regel utlåner som står for kontrakten. Innlåner bør fremsette kontrakt om utlåner ikke gjør det.
Kontrakten må, i tillegg til informasjon om avtalepartene, inneholde beskrivelse av objektet, formålet med lånet, tidsavgrensning, pakke- og transportmetode, forsikring, og annet som er sentralt for objektet.
ICOM har produsert en standard for utlån/innlån; ICOM Guidelines for Loans. Den kan brukes som grunnlag for utarbeidelse av egne kontrakter og rutiner (engelsk).
Simple Loans Administration gir også grunnlag for å utvikle egne lånekontrakter (engelsk).
Kontrakt for innlån er et eksempel på lånekontrakt fra Museene i Sør- Trøndelag (MiST).
Les også Museer i mellom (2000), kapittel 2.1 og 2.2 for informasjon om kontrakt og dens innhold.
Dokumentet gir innføring i grunnleggende data som bør inngå i arbeid med lån av kulturhistoriske objekter.
Innholdet er produsert av britiske Museums Association og gir godt grunnlag for å lage egne kontrakter for lån. "This guidance has been produced as part of Effective Collections, a programme of work from the Museums Association to increase the number of long loans from stored museum collections."
Dette interaktive dokumentet har blitt utarbeidet av og for Museene i Sør-Trøndelag.
Deponeringer og langtidslån
Hvilke begrep skal man bruke for lån som går over lang tid? Ofte er begrepsbruk styrt av hva som er praksis på den enkelte institusjon. Over tid kan begrepene endre betydning og nye begrep introduseres for å nyansere. Ulike museale prosesser kan gi behov for å avklare blant annet eierskap og forvaltningsansvar, som i tur synliggjør behov for ny felles begrepsforståelse og -praksis.
Klikk på denne siden om du er interessert i aktuelle problemstillinger rundt dette temaet.
Tilstandsrapport
Kontrakten må alltid følges av en tilstandsrapport. Denne fylles ut av fagkyndig personale i begge ender ved pakking før transport og ved ankomst/utpakking.
Den bør være enkel og rask å fylle ut for dager med stort arbeidspress og tilpasset det materialet som skal vurderes. Tilstandsrapporten trenger derfor ikke være så detaljert som det vedlagte eksemplet som er utarbeidet av MiST, men dersom det er store utenlandske museer en arbeider med inn- og utlån til, kreves omfattende rapporter.
Ved skade må eier og forsikringsselskap gis beskjed så snart som mulig.
For mer informasjon om tilstandsvurderinger se siden Tilstandsvurdering.
Dokumentet Museer i mellom. Lån, håndtering og transport av gjenstander (2000) gir oversikt over hva en tilstandsrapport bør omtale.
Dokumentet Collection Survey and Condition Reporting fra Australske Heritage Collections Council er et kapittel i Managing Collections, del av deres veileder- serie reCollections.
Eksempler på tilstandsrapport:
Tilstandsvurderingsskjema utarbeidet for og av Museene i Sør-Trøndelag.
Nordisk konservatorforbund, NKF-N, Norks museumsutvikling. Utgitt av Norsk museumsutvikling 2000.
Dokumentet gir en innføring i metodikk og motivasjon for tilstandsvurderinger av samlinger og objekt.