Innlån og utlån

Lån av objekter er av begrenset tid og har et spesifikt formål.

  • Som perler på en snor av Ingema Andersen
    1/1
    Halssmykke fra Nordenfjeldske Kunstindustrimuseums samling. Kunstner: Ingema Andersen. NKIM/Freia Beer

Forberedelser til lån

Når man arbeider med inntak til samlinger og med innlån/utlån er det nødvendig å være aktsom. Aktsomhet utøves ved å rutinemessig foreta fagmessige undersøkelser og dokumentere objektets, -tilbyders/utlåner/innlåners historikk. 

Les mer i vedlagte ICOMs museumsetiske regelverk (for engelsk versjon se Code of Ethics, om due diligence).

Les Museer i mellom (2000) for alle rutiner som bør inngå i en låneprosess.

Vedlagt er også en mal for skjema for tilrettelegging for lån av mediabaserte objekter som kan være et nyttig vedlegg til kontrakt, eller innarbeides i kontrakten. Denne er på engelsk fra Matters in Media Art; Facilities report template

Kontrakt

Et innlån / utlån må følges av en identisk kontrakt til hver part, signert av begge parter. 

Det er som regel utlåner som står for kontrakten. Innlåner bør fremsette kontrakt om utlåner ikke gjør det.

Kontrakten må, i tillegg til informasjon om avtalepartene, inneholde beskrivelse av objektet, formålet med lånet, tidsavgrensning, pakke- og transportmetode, forsikring, og annet som er sentralt for objektet. 

ICOM har produsert en standard for utlån/innlån;  ICOM Guidelines for Loans. Den kan brukes som grunnlag for utarbeidelse av egne kontrakter og rutiner (engelsk).

Simple Loans Administration gir også grunnlag for å utvikle egne lånekontrakter (engelsk).

Kontrakt for innlån er et eksempel på lånekontrakt fra Museene i Sør- Trøndelag (MiST). 

Les også Museer i mellom (2000), kapittel 2.1 og 2.2 for informasjon om kontrakt og dens innhold.

Tilstandsrapport

Kontrakten må alltid følges av en tilstandsrapport. Denne fylles ut av fagkyndig personale i begge ender ved pakking før transport og ved ankomst/utpakking. 

Den bør være enkel og rask å fylle ut for dager med stort arbeidspress og tilpasset det materialet som skal vurderes. Tilstandsrapporten trenger derfor ikke være så detaljert som det vedlagte eksemplet som er utarbeidet av MiST, men dersom det er store utenlandske museer en arbeider med inn- og utlån til, kreves omfattende rapporter.

Ved skade må eier og forsikringsselskap gis beskjed så snart som mulig.

For mer informasjon om tilstandsvurderinger se siden Tilstandsvurdering

Dokumentet Museer i mellom. Lån, håndtering og transport av gjenstander (2000) gir oversikt over hva en tilstandsrapport bør omtale.

Dokumentet Collection Survey and Condition Reporting fra Australske Heritage Collections Council er et kapittel i Managing Collections, del av deres veileder- serie reCollections

Eksempler på tilstandsrapport:

Deponering og langtidslån

Lån uten avgrensning i tid bør vurderes som depositum og behandles som del av samlingen. Dette gjelder også langtidslån, som er lån som går ut over en periode som må defineres av institusjonen selv. Med tanke på den begrensede magasinplass de fleste museer sliter med, bør man ha en restriktiv holdning til deponering av objekter som ikke har et spesifikt formål. Enhver depositumavtale bør inneholde informasjon om hva som skjer når avtaleperioden er over og hvem som har ansvar for å følge opp. 

Ved langtidslån, og om langtidslånet utvides (med ny kontrakt), bør nye tilstandsvurderinger gjennomføres jevnlig. Denne må legges til objektets dokumentasjon både ved låneinstitusjon og utlåninstitusjon.

Det må komme tydelig frem i kontrakten hvilken grad av fysisk og digital tilgjengelighet som tillates, og hvilken grad museet tar ansvar for kostnadene for bevaring eller konservering. 


Andre aktuelle sider på Samlingsnett.no